PROPOSAL PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI JADWAL KONSULTASI DOKTER RUMAH SAKIT XYZ VIA WEB DAN SMS GATEWAY

Berikut ini adalah contoh sebuah proposal Pengelolaan Proyek Sistem Informasi

PROPOSAL  PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI JADWAL KONSULTASI DOKTER RUMAH SAKIT XYZ VIA WEB DAN SMS GATEWAY 

11 April 2012

Nomor Revisi : 01

Jeane Wahyu Utami (11108068)

Mila Dwi Putri (11108243)

Novira Dwita Sari (11108444)

4 KA 08

COVER LETTER 

Kepada Yth:                                                                                                                                    Jakarta, 11 April 2012 

Bapak/Ibu Pimpinan Rumah Sakit XYZ        

Ditempat

Terimakasih kepada Rumah Sakit XYZ yang telah memberikan PT. Liner Software kesempatan untuk mengembangkan sistem informasi yang ada pada rumah sakit tersebut. Dengan semakin besarnya jumlah pasien di rumah sakit XYZ, jadwal konsultasi dokter menjadi salah satu aspek penilaian kualitas pelayanan rumah sakit. Pembatalan jadwal konsultasi dokter secara mendadak dapat menjadi salah satu masalah besar bagi pasien, terutama bagi pasien yang telah berada di rumah sakit karena tidak mendapatkan informasi mengenai pembatalan jadwal secara cepat.

Untuk menunjang kualitas pelayanan rumah sakit terutama pada bagian penjadwalan konsultasi dokter, maka PT. Liner Software akan mengembangkan sistem informasi penjadwalan konsultasi dokter melalui web dan SMS. Untuk membangun sebuah aplikasi system informasi tersebut kami menggunakan bahasa pemrograman PHP database MySQL dan Gammu sebagai pembangun aplikasi SMS gateway.

Demikian proyek pengembangan sistem informasi yang dapat kami tawarkan, untuk negosiasi harga kami memberi waktu sampai 21 hari dari sekarang. Jika keputusan kerja sama telah sepakati dalam jangka waktu tersebut maka kami akan mengerjakan proyek ini mulai dari awal bulan Mei, namun jika keputusan kerjasama masih belum bisa ditentukan, PT. Liner Software hanya bisa bekerja untuk Rumah Sakit XYZ setelah 6 bulan ke depan dikarenakan perusahaan kami akan melakukan pekerjaan proyek yang lain. Terimakasih.

Hormat kami,

Team Development

REQUIREMENT DOCUMENT

1. LATAR BELAKANG MASALAH

Rumah Sakit XYZ adalah sebuah klinik di Kabupaten Bogor, yang didirikan sejak tahun 2000. Lokasi strategis Rumah Sakit XYZ yang dikelilingi pemukiman padat penduduk membuat Rumah Sakit XYZ semakin berkembang pesat. Menurut penelitian pada tahun 2011 Rumah Sakit XYZ melayani rata-rata 500 -1000 orang pasien per harinya.

Dengan meningkatnya jumlah pasien setiap tahun, menuntut Rumah Sakit XYZ mempunyai system yang lebih baik terutama pada bagian penjadwalan konsultasi dokter. Sistem yang digunakan saat ini masih menggunakan banyak kertas dan pulpen, sistem ini menjadi tidak lagi efektif dan efisien dengan semakin besarnya jumlah pasien. Misal, jika terjadi perubahan jadwal praktek atau jadwal konsultasi secara mendadak, pasien tidak mengetahuinya secara cepat, sehingga dapat menyita waktu dan biaya pasien lebih banyak.

Sesuai dengan salah satu visi Rumah Sakit XYZ yaitu “Memberikan pelayanan kesehatan bermutu berorientasi pada kecepatan, ketepatan, keselamatan dan kenyamanan berlandaskan etika dan profesionalisme” maka  Rumah Sakit XYZ membutuhkan sebuah pengembangan sistem yang mendukung pelayanan rumah sakit dengan berbasis teknologi informasi yang dapat memudahkan dan mempercepat segala proses yang berkaitan, tentunya dengan biaya yang kompetitif.

Short Message Service (SMS) pada awalnya didesain untuk pertukaran message yang berukuran kecil, terutama digunakan untuk keperluan notifikasi dan paging baik numeric maupun alphanumeric. Akan tetapi, dengan perkembangan pesan  SMS, kemudian bermunculan jenis-jenis aplikasi yang memanfaatkan fasilitas SMS. Layanan SMS merupakan sebuah layanan yang bersifat nonreal time dimana sebuah Short Message dapat di-submit ke suatu tujuan, tidak perduli apakah tujuan tersebut aktif atau tidak. Bila dideteksi bahwa tujuan tidak aktif, maka system akan menunda pengiriman ke tujuan hingga tujuan aktif kembali. Pada dasarnya system SMS akan menjamin deliver dari suatu short message hingga sampai ke tujuan. Kegagalan pengiriman yang bersifat sementara seperti tujuan tidak aktif akan selalu terdentifikasi sehingga pengiriman ulang short message akan selalu dilakukan kecuali bila diberlakukan aturan bahwa Short Message yang melampaui batas waktu tertentu akan dihapus dan dinyatakan gagal terkirim.

Dalam proyek system informasi ini akan membahas mengenai pembuatan system informasi jadwal konsultasi dokter yang mempergunakan Web serta SMS Gateway. Sistem ini dimaksudkan untuk memberikan layanana informasi jadwal prakter dokter, layanan pemesanan dokter dan layanan konsultasi kesehatan.

B.     ANALISA KELEMAHAN

• Sistem lama yang masih menggunakan banyak kertas dan pulpen, menjadi tidak efektif dan efisien dengan semakin besarnya jumlah pasien.
• Ada kekhawatiran terjadi kesalahan pencatatan maupun kehilangan dokumen yang tidak tersimpan dengan baik.
• Informasi yang dibutuhkan pasien dalam sistem penjadwalan yang manual tidak dapat tersampaikan secara cepat kepada pasien

C.      ANALISA KELAYAKAN

Untuk memastikan sistem dapat dilanjutkan dan menguntungkan maka sistem harus dievaluasi kelayakannya.

·         Technical : Dilihat dari sisi teknikal sistem ini dikembangkan dan diterapkan menggunakan teknologi yang terbaru, sehingga memudahkan sistem ini untuk diperbaharui dengan teknologi yang lebih tinggi

·         Economi : Secara ekonomi sistem ini akan membutuhkan biaya yang tidak terlalu besar, tetapi kemungkinan hasil yang diberikan oleh sistem akan banyak membantu dan mempermudah pasien dalam hal penjadwalan konsultasi serta pencarian informasi mengenai jadwal praktek dokter sehingga sistem ini dinilai layak karena lebih banyak memberikan nilai manfaat dan keuntungan bagi Rumah Sakit XYZ.

·         Legal : Dari sisi hukum, data dokter maupun pasien yang akan disimpan dalam database baru sangat peka. Akses dan penyebaran data yang tidak sah dapat menyebabkan rumah sakit menjadi sasaran banyak tuntutan hukum

·         Operational : Secara operasional sistem ini tidak membutuhkan kemampuan khusus dalam penggunaannya. Hanya saja, diperlukan pengetahuan dalam menggunakan format-format yang dibutuhkan untuk mengakses informasi.

·         Schedule : Aplikasi ini membutuhkan waktu

D.     TUJUAN PROYEK

Proposal ini diajukan untuk membantu Rumah Sakit XYZ dalam memenuhi kebutuhannya meningkatkan kualitas pelayanan khususnya dalam system penjadwalan konsultasi dokter. Dengan berbasis web dan sms, sistem yang diajukan akan memudahkan dan mempercepat pasien dalam mendapatkan informasi mengenai  jadwal praktek dokter, maupun jadwal konsultasi.

E.       KELUARAN UMUM

Informasi yang dibutuhkan sistem adalah data dokter dan data jadwal praktek dokter.

F.      INFORMASI INPUT SECARA UMUM

Informasi yang di input merupakan informasi yang dibutuhkan client. Misalnya, jika pasien ingin mengetahui jadwal dokter dengan kode d001, maka pasien akan meminta informasi tersebut dengan mengirimkan input yang berupa sms dengan format yang telah di tentukan. Seluruh informasi yang dibutuhkan dapat tersedia pada waktu yang relative cepat dengan balasan sms dari server.

G.     KINERJA (PERFORMANCE)

Banyaknya tansaksi yang akan diproses  dan data disimpan, tergantung dari banyaknya permintaan informasi dan pemesanan jadwal konsultasi dokter dari client. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk setiap proses pengiriman informasi yang diminta client adalah 3 menit. Waktu maksimal proses tersebut adalah 30 menit, jika melebihi waktu maksimal, maka proses akan dinyatakan gagal. Kemungkinan gagal ini terjadi karena faktor-faktor yang diantaranya gangguan server, ataupun gangguan jaringan GSM.

H.     PENGOPERASIAN DAN LINGKUNGAN

 Komputer server akan ditempatkan dirumah sakit yang bersangkutan dan dikelola oleh seorang admin database, sedangkan client dapat meminta layanan ini dimanapun client berada selama ada fasilitas pendukungnya.

I.         PENGANTARMUKAAN DENGAN PEMAKAI

Antarmuka pada web yang digunakan oleh admin, menuntut user mengerti bagaimana mengoperasikan komputer dan database secara umum.

J.       PEMELIHARAAN DAN DUKUNGAN

Sistem iniJaminan-jaminan yang dibutuhkan : berapa lama, sampai kapan, bagaimana pengiriman.

K.      DOKUMENTASI DAN PELATIHAN

Dokumen yang dibutuhkan adalah berupa katalog yang berisi format-format pengiriman SMS untuk mendapatkan informasi yang diinginkan. Pelatihan diberikan kepada admin database agar dapat mengoperasikan server secara baik dan maksimal.

PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM

L.      TAHAP PENGEMBANGAN SISTEM

Tahapan- tahapan untuk pengembangan sistem dengan menggunakan pendekatan terstruktur terdiri dari :

• Survey.
• Analisis.
• Perancangan.
• Implementasi

M.   GAMBARAN UMUM SISTEM

Dalam proyek ini dibuat sistem informasi jadwal konsultasi dokter yang berbasis SMS dan Web. Sistem ini mempunyai tujuan untuk memberikan kemudahan pada client, dalam hal ini calon pasien supaya informasi mengenai jadwal dokter sekaligus menentukan jadwal konsultasi sesuai dengan keinginan client. Database ini terkoneksi dengan program PHP yang telah dihubungkan dengan sebuah ponsel server. Program ini hanya diperuntukkan pada pasien yang sudah terdaftar saja.

Gambar 1. DFD Penjadwalan Konsultasi Dokter

N.     SPESIFIKASI SISTEM YANG DIGUNAKAN

Untuk menjalankan aplikasi ini di manapun, perlu adanya spesifikasi minimal yang harus dipenuhi, spesifikasi perangkat lunak dan perangkat keras sebagai berikut.

• Perangkat Keras:

Perangkat keras yang digunakan dalam system ini adalah perangkat keras yang mendukung proses penerimaan SMS, pengiriman SMS, pengolahan SMS dan web. Perangkat yang dibutuhkan adalah:

1.          Perangkat telepon seluler beserta nomor telepon seluler yang berfungsi untuk mengirim dan menerima SMS dari PC ke sistem GSM maupun sebaliknya. Dalam perencanaan perangkat keras aplikasi ini digunakan handphone Nokia N70 sebagai devicenya.

2.          Perangkat komputer dengan system operasi Windows 7 Ultimate, prosesor Intel Core 2 Duo

3.         Satu kabel data Nokia, sebagai penghubung antara handphone dengan PC.

• Perangkat Lunak

1.          Windows 7 Ultimate sebagai sistem operasi.

2.          Gammu v1.27.90  aplikasi open source untuk keperluan SMS gateway dan memanage handphone.

3.         Dreamweaver 8 sebagai perangkat lunak program PHP

4.         MySQL sebagai server database

O.     IMPLEMENTASI

1. Konfigurasi GAMMU
2. Instalasi MySQL
3. Instalasi modem GSM

16. TIM PEMBUAT SISTEM

Nama	Peranan	Posisi
Novira Dwita Sari	System Analyst	Project Manager
Jeane Wahyu Utami	Programmer	Anggota Tim
Mila Dwi Putri	Dokumentator	Anggota Tim

17. WAKTU PELAKSANAAN

1.       Tanggal mulai proyek               : 2 Mei 2012

2.       Tanggal akhir proyek                                : 2 Juni 2012

18. FEATURE (Jaminan, Dokumen dan Pelatihan)

1.        3 hari full maintenance setelah instalasi dan 1 bulan support (error fix)

2.       Katalog format pengiriman pesan

3.      Pelatihan database untuk admin

S.      ACCEPTANCE  (penerimaan)

Pengembangan sistem aplikasi SMS gateway dibagi menjadi 3 tahap utama;

• Tahap 1 Membuat spesifikasi dan design software
• Tahap 2 Coding dan Instalasi jaringan
• Tahap 3 Instalasi software, testing & dokumentasi serta  pemeliharaan data.

Setiap tahap akan diselesaikan kurang lebih 8 hari, masing-masing tahap akan mulai dikerjakan apabila pihak Rumah Sakit XYZ telah memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1.       Melunasi 50% pembayaran per tahap sebelum proyek dikerjakan dan 50% sisanya setelah tahap selesai dikerjakan.

Ikut andil dalam memberikan masukkan mengenai apa yang diinginkan untuk sistem yang akan dikembangkan.

T.      JADWAL PELAKSANAAN

KEGIATAN	MASA PELAKSANAAN PEKERJAAN(PER MINGGU)
	1	2	3	4	5	6	7	8
Survey
Analisis
Perancangan
Implementasi

Tabel 1 Jadwal Pelaksanaan

U. RINCIAN BIAYA

1. Biaya Persiapan Operasi

a. Biaya Instalasi Software

• Sistem Operasi Windows 7 Ultimate                              : Rp. 1.800.000
• Adobe Dreamweaver CS 5                                                     : Rp. 3.800.000
• Alamat Domain Server                                                             : Rp.     100.000
• No SMS Premium                                                                        : Rp. 5.000.000

b. Biaya Instalasi Hardware

• Prosesor Intel Core 2 Duo                                                     : Rp. 1.600.000
• Memori  SDRAM 256 Mb                                                        : Rp.      500.000
• Monitor LED 21”                                                                           : Rp. 2.000.000
• Mouse dan Keyboard                                                                               : Rp.      200.000
• Modem                                                                                              : Rp.      500.000

2. Biaya Proyek

• System Analyst                                                                             : Rp. 5.000.000            
• Programmer                                                                                   : Rp. 4.000.000            
• Dokumentator                                                                              : Rp. 3.000.000
• Biaya Transportasi                                                                      : Rp.     300.000

3. Tahap Analisis dan Desain

·         a. Biaya Mengumpulkan Data, Dokumentasi            : Rp.     120.000            

• b. Biaya Rapat                                                                              : Rp.     180.000

4. Tahap Penerapan Sistem

• Biaya pelatihan  sistem aplikasi                                        : Rp.     500.000

5. Biaya Operasi dan Perawatan

• Biaya perawatan Hardware                                                 : Rp.   2.000.000
• Biaya perawatan Software                                                   : Rp.   2.000.000
• Biaya Konsultasi                                                                         : Rp.   1.000.000

Total Biaya Keseluruhan                                                                        Rp.   33.300.000

V.      PENUTUP

Demikian proposal yang kami ajukan sebagai bahan pertimbangan bapak/ibu dalam memilih pengembangan sistem penjadwalan konsultasi dokter. Kami mengharapkan dukungan dan partisipasi dari bapak/ibu agar nantinya kerjasama ini dapat terlaksana dengan baik dan tercapai tujuan bersama. Terimakasih.

W.   TERMINOLOGI

• Adobe Dreamweaver

merupakan program penyunting halaman web keluaran Adobe Systems yang dulu dikenal sebagai Macromedia Dreamweaver keluaran Macromedia. Program ini banyak digunakan oleh pengembang web karena fitur-fiturnya yang menarik dan kemudahan penggunaannya

• Data flow diagram (DFD)

adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data,baik secara manual maupun komputerisasi.

• Dokumentator

Pembuat dokumen, mencatat setiap langkah selama pengembangan sistem berlangsung

• Domain

adalah nama unik yang diberikan untuk mengidentifikasi nama server komputer seperti web server atau email server di internet.

• Hardware

hardware atau dalam bahasa indonesia-nya disebut juga dengan nama “perangkat keras” adalah salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat alat nya bisa dilihat dan diraba secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi.

• My SQL

MySQL adalah singkatan "My Structured Query Language". Program ini berjalan sebagai servermenyediakan multi-user mengakses ke sejumlah database.

• PHP

adalah bahasa skrip yang dapat ditanamkan atau disisipkan ke dalam HTML. PHP banyak dipakai untuk memrogram situs web dinamis.

• Project manager

adalah seorang profesional di bidang manajemen proyek. Manajer proyek dapat memiliki tanggung jawab pelaksanaan, perencanaan dan penutupan proyek, biasanya berkaitan dengan industri konstruksi, arsitektur, Aerospace dan Pertahanan, jaringan komputer, telekomunikasi ataupengembangan perangkat lunak.

• Sistem

sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi.

•  Sistem analisis

adalah seseorang yang bertanggung jawab atas penelitian, perencanaan, pengkoordinasian, dan merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi bisnis atau perusahaan.

• Software

adalah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh komputer, data elektronik yang disimpan oleh komputer itu dapat berupa program atau instruksi yang akan menjalankan suatu perintah.

• Website

suatu kumpulan dokumen Hyper Text Markup Language (HTML) pribadi atau sebuah perusahaan dalam web server.